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2. Demande d'organisation d'événement

Adresse normalisée [?]
oui non
Notification
par e-mail
  1. Ce formulaire est à remplir pour toute demande d'organisation d'évènement au minimum 2 mois avant la date de l'événement.

  2. Demandeur 

  3. Nom de l'association ou de l'organisation : *
  4. Nom et Prénom de la personne responsable : *
  5. Téléphone de la personne responsable : *
  6. Adresse de l'association ou organisation : *
  7. Evénement

  8. Intitulé de l'événement : *
  9. Nombre d'éditions de l'événement : *
  10. Type d'événement Animation festive Animation sportive conférence Exposition Concours Marché Autre, à préciser :
  11. Date et heures de l'événement souhaitées : *
  12. Montage à partir du : *
  13. Manifestation en : *
    En extérieur
    En intérieur
    En intérieur et extérieur
  14. Lieu * Parking du Penon Fronton Parking des Bourdaines Salle de réception Vidal : au rez-de-chaussée de 80m2 pour 88 personnes max debout avec sanitaires et une petite cuisine Salle de réception Vidal : à l'étage de 45 m2 pour 50 pers. max avec tables et chaises Salle de réception : pôle sportif et culturel (220 personnes assises) Salle de réception de l'étage : pôle sportif et culturel (200 personnes assises) Salle de réunion 1 (12 personnes assises) : pôle sportif et culturel (réservé aux associations) Salle de réunion 1 (8 personnes assises) : pôle sportif et culturel (réservé aux associations) Dojo (réservé aux associations) Plage (précisez le nom de la plage) Autres (nous consulter)
  15. Nombre de participants : * inférieur à 100 entre 100 et 200 plus de 200
  16. Identification du public cible : *
  17. Estimation du public attendu par jour en moyenne : *
  18. Programme prévisionnel (activités / jours / horaires / lieux) : *
  19. Type d'organisation (entrée payante ou libre) : *
  20. Pré- réservation (lister les différents lieux et sites web concernés) :
  21. Animation musicale : Oui Non
  22. Prévoyez-vous la vente ou distribution de boissons ? * Oui Non
  23. Dans le cadre du plan vigipirate, il est rappelé l'interdiction d'utiliser des contenants en verre.

    En cas de diffusion de musique, le niveau sonore de l'événement sera limité à 105 Dba.

    Des bouchons d’oreille doivent être mis à disposition du public conformément à la directive européenne 2003/10/CE, décret CT n°2006-892 du 19 juillet 2006.

    Accessibilité

    Une prise en compte de l'accessibilité aux personnes en situation de handicap doit être mise en avant : parking, sanitaires, points de restauration, etc.

  24. Prévoyez-vous la vente de sandwiches / produits alimentaires ? Oui Non
  25. Besoins techniques : Buvette bleue (2.30 m x 6m) Podium (7m x 5m) Chapiteau blanc (12m x 8m) : 1, 2 ou 3. Buvette verte (5m x 7m)
  26. Matériel disponible / souhaité : Table 8 personnes (max 100) ; souhaité Chaise (max 150) ; souhaité : Comptoir 3 m (max 9) ; souhaité : Barrière girondine 2 m (max 150) ; souhaité : Praticable pour scène 1.50 m x 0.75 m (max 80) ; souhaité : Compteur électrique 220 v (max 8) ; souhaité : Compteur électrique 380 V (max 3) ; souhaité : Guirlande électrique (max 1) ; souhaité : Grille 2m x 1 m (max 20) ; souhaité : Claustra + pied (max 25) ; souhaité : Oriflamme (max 2) ; souhaité : Camion frigorifique (50?/j) ; souhaité : Banc 2,2 m (max 80) ; souhaité : Barrière Héras 2m x 3,5m ; souhaité :
  27. Observations diverses :
  28. Communication

  29. Délai de 4 semaines à prévoir avant la date de début de la manifestation

  30. Souhaitez- vous que la mairie communique sur votre événement ? Oui Non
  31. Détail du dispositif de secours envisagé : 

  32. Nom de la société d'assurance : *
  33. Numéro de contrat : *
  34. Pour les manifestations de + de 1500 personnes, grille d’évaluation des risques DPS : 

    Document téléchargeable ici

    Pour toute manifestation festive, culturelle, sportive ou animation de voie publique l'organisateur doit souscrire une police d'assurances garantissant au plan de la responsabilité civile tous les risques relatifs à la manifestation projetée, à l'égard notamment : de tous les personnels désignés pour l'organisation et le déroulement de cette manifestation (signaleurs, service de gardiennage, etc.) ;

    • des acteurs et animateurs qui y participent ;

    • du public qui y assiste ;

    • des ouvrages publics.

     

    Autorisations à demander une fois la manifestation validée par la commune pour les évènements plage :

    o Souscrire un contrat d’assurance couvrant votre responsabilité civile ainsi que celles des participants sportifs

    o Occupation du domaine public maritime : demande à adresser directement à la DDTM auprès de monsieur Duffour (daniel.duffour@landes.gouv.fr ; ddtm-spema@landes.gouv.fr)

    o Pour la circulation des véhicules sur la plage, adresser une demande à la sous-préfecture à : spmanifestations-sportives@landes.gouv.fr, sandra.cartillon@landes.gouv.fr ou christine.naureils@landes.gouv.fr

    o Toute manifestation nautique d’engins immatriculés doit être soumise à autorisation de la

    Préfecture Maritime. Pour les manifestations nautiques d’engins non immatriculés (surf, planche à voile, SUP…) qui se déroule dans la bande des 300 mètres, la déclaration doit être adressée au maire.

    Toutefois dans ce dernier cas si la sécurité sur l’eau est assurée par des engins nautiques immatriculés, un dossier devra également être transmis à la Préfecture Maritime. nous vous fournirons le dossier à envoyer à : henri.elgart@pyrenees-atlantiques.gouv.fr

  35. Sécurité / hygiéne / sûreté : 

  36. Sécurité : (prévoir la signalétique comportant les numéros d'urgence)

  37. Compte tenu du contexte actuel lié à la menace terroriste, il vous appartient en tant qu’organisateur d’un évènement de prévoir et de mettre en œuvre des mesures visant à garantir la sécurité des participants aux manifestations que vous organisez.

    Ces recommandations sont à adapter en fonction du type de manifestation organisée, de la configuration des lieux, du nombre et de la sensibilité du public attendu.

    Ces mesures visent à permettre d’améliorer la sûreté des évènements que vous organisez, et à prévenir ou limiter les effets des atteintes malveillantes intentionnelles de toute nature et plus particulièrement les plus graves.

    • Création d’une zone sécurisée avec délimitation du périmètre par un barriérage adapté (VAUBAN ou HERAS) et positionnement d’éléments et/ou d’un véhicule destinés à faire obstacle à un véhicule bélier (doit figurer sur le plan de la manifestation)
    • Sollicite l’interdiction de tout stationnement des véhicules deux et quatre roues aux abords de cette zone sur un périmètre (lieu et voies pour rédaction arrêté municipal)
    • Manifestation avec déplacement de personnes, itinéraire du trajet, défilé, cortège (lister les voies empruntées + plan)
    • Prévoir des visuels comportant les numéros d'urgence à disposer sur le site 
  38. Nom et prénom du responsable sûreté : *
  39. Numéro de téléphone du responsable sûreté : *
  40. Effectif en personnel prévu (membres, bénévoles, hors service d'ordre) : *
  41. Société de sécurité : * Oui Non
  42. Agrément à la palpation et à l'inspection visuelle des bagages à main : Oui Non
  43. Présence de maîtres-chiens : Oui (préciser le nombre) Non
  44. Missions des agents de sécurité : Filtrage des entrées/ fouille public Gardiennage de nuit Transport de fonds Accueil Surveillance des dunes et protection Protection, escorte Vérification des accréditations dans l'espace privé Agent de sécurité qualifié / confirmé / chef de poste
  45. Extincteurs (lieux , quantités et type - poudre ou CO2) : *
  46. Hygiéne : (prévoir la signalétique des installations)

  47. Nombre de points d'eau potable :
  48. Nombre de WC :
  49. Nombre de points de réception des déchets (sacs poubelles transparents) :
  50. Modalités de stockage, d?enlèvement des déchets divers et de remise en état du lieu utilisé pour le rassemblement (nbre de containers) :
(*) champs obligatoires

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