Conditions générales d’utilisation des logiciels GRC LOCALEO

NOUS VOUS REMERCIONS DE BIEN VOULOIR LIRE ATTENTIVEMENT LES PRÉSENTES CONDITIONS GÉNÉRALES D’UTILISATION DES LOGICIELS DE GESTION DE LA RELATION AVEC LES CITOYENS (GRC) ÉDITÉS PAR LOCALEO CAR ELLES CONTIENNENT DES INFORMATIONS IMPORTANTES RELATIVES À VOS DROITS, RECOURS ET OBLIGATIONS. ELLES INCLUENT LES DIFFÉRENTES LIMITATIONS ET EXCLUSIONS, AINSI QUE DES OBLIGATIONS RELATIVES AU RESPECT DES LOIS ET RÉGLEMENTATIONS APPLICABLES.

Version actuelle publiée et entrée en vigueur le 21/07/2017

PREAMBULE

La Gestion de la Relation avec les Citoyens (GRC) désigne l’ensemble des processus mis en œuvre dans une collectivité pour optimiser le traitement des demandes des citoyens vers les services de la collectivité et, à rebours, la communication de la collectivité vers ses citoyens.

La société Docapost Localeo, filiale du groupe La Poste, SAS au capital social de 2 500 €, sise au 10 Avenue Charles de Gaulle, 94220 Charenton-le-Pont, RCS Créteil 813 058 542 (ci-après dénommée « Localeo »), développe auprès des collectivités une approche numérique au service des citoyens.

Les logiciels GRC édités par Localeo permettent de recevoir toutes les demandes des citoyens par tous canaux de communication (Internet, guichet, courrier, smartphone, etc.), d’en superviser le traitement complet par les services de la collectivité et d’informer les citoyens en temps réel sur l’état d’avancement de leur demande.

1. Définitions

Les termes débutant par une majuscule au sein des présentes Conditions Générales d’Utilisation, qu’ils soient utilisés au singulier ou au pluriel, auront la signification qui leur est donnée ci-après.

Citoyen : désigne toute personne physique ou morale, rattachée administrativement à une Collectivité et destinée à utiliser les Services.

Collectivité : désigne toute personne morale, publique ou privée, ayant souscrit à la Solution GRC.

Compte Citoyen : désigne l’ensemble des ressources informatiques attribuées par Localeo à un Citoyen qui les exploite en s’enregistrant à l’aide de son Identifiant.

Demande : désigne, de manière générique, toute démarche administrative du Citoyen auprès de la Collectivité.

Données : désignent toutes les informations, qu’elles qu’en soient la forme, la nature et le contenu, présentes et/ou entrées manuellement ou automatiquement dans la Solution GRC, traitées et/ou produites par la Solution GRC.

Données personnelles : désignent les Données à caractère personnel, au sens de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 dite « Informatique et Libertés », prise en sa dernière version, qui peuvent identifier, directement ou indirectement, un Citoyen.

Identifiant : désigne les termes spécifiques par lesquels chaque Citoyen s’identifie pour accéder à son Compte Citoyen.

Site de la Collectivité : désigne le site web de la Collectivité.

Solution GRC : désigne l’ensemble des solutions logicielles de Gestion de la Relation avec les Citoyens (GRC) éditées par Localeo et auxquelles a souscrit la Collectivité.

2. Application/Modification des présentes Conditions Générales

2.1. Le Citoyen s’engage, par l’utilisation de la Solution GRC et/ou la création d’un Compte Citoyen, à respecter l’intégralité des dispositions stipulées dans les présentes Conditions Générales d’Utilisation.

2.2. Toute violation des présentes Conditions Générales d’Utilisation autorise Localeo à bloquer ou limiter l’utilisation de la Solution GRC au Citoyen auteur de la violation, ou à clôturer son Compte Citoyen, sans préjudice des indemnités que Localeo pourrait réclamer.

2.3. Localeo se réserve la possibilité de modifier à tout moment les présentes Conditions Générales d’Utilisation. Les nouvelles Conditions Générales d’Utilisation seront, le cas échéant, portées à la connaissance du Citoyen par modification en ligne et seront applicables dès leur diffusion. Les Conditions Générales d’Utilisation en cours de validité sont accessibles, en langue française, à tout moment sur le Site de la Collectivité.

3. Utilisation de la Solution GRC

3.1. La Solution GRC a pour objet de permettre au Citoyen, via notamment la création d’un Compte Citoyen fédérant l’accès aux différents téléservices de la Collectivité, de réaliser l’ensemble de ses Demandes et d’en suivre l’état d’avancement.

3.2. Identification du Citoyen

3.2.1. Pour utiliser la Solution GRC, le Citoyen peut créer un compte d’accès dénommé Compte Citoyen.

3.2.2. Pour accéder à son Compte Citoyen, le Citoyen est tenu de s’authentifier au moyen de son Identifiant déterminé au moment de la création du Compte Citoyen.

3.2.3. L’Identifiant du Citoyen est strictement personnel. Il doit correspondre aux critères de sécurité fixés par la Collectivité et ne doit, sous aucun prétexte, être communiqué à des tiers.

3.2.4. Le Citoyen est entièrement responsable de la conservation et de l’utilisation de son Identifiant. Il doit prendre toutes les mesures nécessaires pour empêcher une utilisation non autorisée ou frauduleuse de son Compte Citoyen.

3.2.5. Si le Citoyen constate ou suspecte une utilisation non autorisée ou frauduleuse de son Identifiant, il doit alerter immédiatement Localeo, notamment via l’adresse support@localeo.com. À compter de cette notification, Localeo procédera à la désactivation du Compte Citoyen.

3.2.6. Tout accès au Compte Citoyen du Citoyen à l’aide de son Identifiant est réputé fait par le Citoyen. Le Citoyen est responsable de toutes les actions réalisées par l’intermédiaire de son Compte Citoyen, y compris l’utilisation de la Solution GRC, et dégage Localeo de toute responsabilité en cas de dommage causé à la Collectivité ou à un tiers par de telles actions.

3.3. Utilisation conforme

3.3.1. Le Citoyen s’engage à utiliser la Solution GRC conformément à son objet décrit au point 3.1.

3.3.2. Le Citoyen s’engage à fournir à Localeo des Données personnelles exactes pour l’utilisation de la Solution GRC, particulièrement à l’occasion de la création du Compte Citoyen.

3.3.3. Dans le cadre de l’utilisation de la Solution GRC, le Citoyen est seul responsable de la nature et du contenu des messages et des Données hébergés, stockés, transmis ou reçus.

3.4. Utilisation non conforme

3.4.1. Le Citoyen s’interdit toute utilisation anormale, abusive et/ou frauduleuse de la Solution GRC. Il n’utilise pas les messages et Données hébergés, stockés, transmis ou reçus à des fins impropres, illicites, contraires à l’ordre public, interdites par les lois ou règlements applicables ou en violation des droits d’un tiers, ni ne cause de perte ou de dommage, quels qu’ils soient, à Localeo ou à tout tiers.

3.4.2. Dans le cas où la responsabilité de Localeo serait recherchée du fait de l’utilisation de la Solution GRC par le Citoyen, de la nature et du contenu des messages et des Données hébergés, stockés, transmis ou reçus au moyen de la Solution GRC, le Citoyen indemnisera Localeo de l’ensemble des conséquences de toute réclamation, action et/ou procédure intentée de ce fait contre Localeo, quelle qu’en soit la nature.

3.4.3. Le Citoyen s’engage à respecter les droits de propriété intellectuelle inhérents à la Solution GRC ainsi que son contenu, quelle qu’en soit la forme ou la nature.

3.4.4. Localeo se réserve le droit, en cas d’injonction d’une autorité publique, administrative ou judiciaire, ou d’utilisation non conforme, de suspendre ou d’interrompre immédiatement, en tout ou partie, l’accès à la Solution GRC.

4. Niveaux de services

4.1. Les Services sont des solutions logicielles en Mode SaaS, c’est-à-dire accessible en ligne sans installation logicielle. Les Services sont mis à disposition du Citoyen via Internet. Aussi, en raison de la nature et de la complexité du réseau Internet, et en particulier, de ses performances techniques et des temps de réponse pour consulter, interroger ou transférer des Données, Localeo fait ses meilleurs efforts, conformément aux règles de l’art, pour permettre l’accès et l’utilisation des Services. Dès lors, Localeo ne saurait assurer une accessibilité ou une disponibilité absolue de ses Services. Toutefois, à titre purement informatif, Localeo propose une disponibilité globale de la Solution GRC de 99,9% sur une base mensuelle.

4.2. En cas de dysfonctionnement de la Solution GRC, Localeo s’engage à intervenir au plus tard sous six (6) heures pendant les périodes ouvrées et douze (12) heures pendant les périodes non ouvrées, y compris la nuit, à compter de la constatation dudit dysfonctionnement par Localeo.

4.3. Localeo ne saurait être responsable du bon fonctionnement de l’équipement informatique ou du téléphone portable du Citoyen ainsi que de son accès Internet ou à un réseau de téléphonie mobile.

4.4. Le Citoyen conserve à sa charge les coûts de télécommunication de son opérateur de connexion Internet lors de l’utilisation de la Solution GRC.

5. Sécurité

5.1. Localeo s’engage à déployer ses meilleurs efforts, au regard des risques et compte tenu de l’état de l’art et des coûts liés à leur mise en œuvre, pour sécuriser la Solution GRC.

5.2. Dans le cadre de l’utilisation de la Solution GRC, il est expressément rappelé au Citoyen qu’Internet n’est pas un réseau sécurisé. Dans ces conditions, il appartient au Citoyen de prendre toutes les mesures appropriées de façon à protéger ses Données, notamment des détournements éventuels et de la contamination par d’éventuels virus circulant sur le réseau Internet ou de l’intrusion d’un tiers dans le système de son terminal à quelque fin que ce soit et vérifier que les pièces justificatives afférentes à la Demande ne contiennent aucun virus informatique.

5.3. Localeo décline toute responsabilité quant à la propagation des virus informatiques, ainsi que sur toutes les conséquences qui pourraient en résulter.

5.4. Le Citoyen est responsable de l’activité exercée sur son Compte Citoyen. Il prend toutes les mesures nécessaires pour empêcher une utilisation non autorisée ou frauduleuse du Compte Citoyen (par exemple, en préservant la confidentialité de son mot de passe) et de façon à sécuriser et sauvegarder les Données.

5.5. Le Citoyen accepte de prendre toutes les mesures appropriées de façon à sécuriser et sauvegarder ses Données.

5.6. Le Citoyen doit informer Localeo de toute défaillance ou dysfonctionnement de la Solution GRC ou du Compte-Citoyen notamment par l’adresse support@localeo.com.

5.7. Si une faille dans la sécurité est détectée, Localeo informe le Citoyen dans le respect des dispositions légales qui s’imposent. Localeo indique au Citoyen les éventuelles mesures à prendre. L’exécution de ces mesures est à la charge du Citoyen.

5.8. Localeo peut prendre toutes les mesures d’urgence nécessaires à la sécurité du Compte Citoyen et, plus généralement, de la Solution GRC.

6. Garanties

6.1. Le Citoyen garantit à Localeo :

i) que le contenu des Données est licite et ne permet pas d’effectuer des actes illicites, frauduleux ou contraires aux lois et réglementations applicables et/ou en vigueur ;

ii) qu’il est titulaire des droits nécessaires lui permettant d’utiliser le contenu des Données aux fins de l’utilisation de la Solution GRC ;

iii) que le contenu des Données ne porte pas atteinte aux droits de propriété intellectuelle d’un ou plusieurs tiers ;

iv) que le contenu des Données ne porte pas atteinte à la vie privée des tiers, aux droits de celles-ci sur leurs images et aux dispositions relatives à la protection de leurs Données personnelles.

6.2. Localeo exclut toute garantie, notamment de vice caché, de conformité à un besoin ou un usage quelconque, de bon fonctionnement, ou afférente à l’exactitude des informations fournies (sauf celles provenant de sources sûres autorisées) par le Citoyen.

7. Responsabilité

7.1. Limites de responsabilité

7.1.1. L’intervention de Localeo se limite, dans le cadre d’une obligation de moyens, à une prestation technique mettant à la disposition du Citoyen la Solution GRC afin, notamment, de faciliter la réalisation de Demandes dématérialisées sur les téléservices de la Collectivité.

7.1.2. Dans la mesure où le Citoyen démontrerait avoir subi un préjudice au titre des présentes Conditions Générales d’Utilisation, Localeo ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l’utilisation de la Solution GRC, dans la limite, par année contractuelle, de trois fois le montant moyen mensuel hors taxe payé par la Collectivité à Localeo, cette somme ne pouvant excéder au total 10.000 € (dix mille euros).

7.1.3. Localeo ne répond pas des dommages indirects tels que, notamment, les pertes de bénéfices, de chiffre d’affaires, de Données ou usage de celles-ci ou tout autre dommage indirect découlant de l’utilisation de la Solution GRC.

7.2. Causes exonératoires de responsabilité

7.2.1. Localeo ne saurait voir sa responsabilité engagée relativement à la valeur ou la validité du contenu des Données ou le défaut de celles-ci.

7.2.2. Le Citoyen reconnaît que Localeo n’intervient nullement sur le contenu des Données hébergées, stockées, transmises ou reçues dans la Solution GRC. À ce titre et parce que Localeo n’accède pas au contenu des Données pour fournir ses Services, sa responsabilité ne pourra pas être engagée sur ce moyen.

7.2.3. En aucun cas, la responsabilité de Localeo ne saurait être recherchée en cas :

i) d’usage illicite, frauduleux ou abusif ou dû à une divulgation volontaire ou involontaire à un tiers de l’Identifiant du Compte Citoyen ;

ii) de faute, négligence, omission ou défaillance du Citoyen ou d’un tiers sur lequel Localeo n’a aucun pouvoir de contrôle ou de surveillance ;

iii) d’un usage inapproprié de la Solution GRC par le Citoyen ou un tiers sur lequel Localeo n’a aucun pouvoir de contrôle ou de surveillance ;

iv) d’indisponibilité des réseaux (logiciels ou matériels) qui ne sont pas exclusivement et directement sous le contrôle de Localeo ;

v) de force majeure, conformément aux présentes Conditions Générales d’Utilisation.

7.3. Le Citoyen reconnaît la validité des limites de responsabilité prévues au présent article et s’interdit de les remettre en cause. Cet engagement est une condition essentielle et déterminante du consentement du Citoyen aux présentes Conditions Générales d’Utilisation pour utiliser la Solution GRC.

8. Protection des Données personnelles

8.1. Dans le cadre de la mise en œuvre de la Solution GRC et de son utilisation par les Citoyens, Localeo est amenée, pour le compte de la Collectivité, à traiter des Données personnelles au sens de l’article 2 de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (ci-après dénommée « Loi Informatique et Libertés »).

8.2. Généralités

8.2.1. Localeo s’engage à se conformer aux dispositions relatives aux traitements de Données personnelles qui lui sont légalement applicables parmi lesquelles, notamment, la mise en œuvre de mesures de sécurité et de confidentialité pour la protection des Données personnelles.

8.2.2. En sa qualité de responsable de traitement au sens de l’article 3 de la Loi Informatique et Libertés, la Collectivité a procédé aux formalités garantissant la licéité du traitement des Données personnelles et nécessaires tant à la mise en œuvre que l’utilisation de la Solution GRC, notamment les déclarations à la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) en vertu de la loi susmentionnée et de l’arrêté du 4 juillet 2013 autorisant la mise en œuvre par la Collectivité de traitements automatisés pour la mise à disposition du Citoyen de téléservices administratifs.

8.3. Utilisation des Données Personnelles

8.3.1. Les Données personnelles sont collectées par Localeo, pour le compte de la Collectivité, via la création directe ou indirecte, par le Citoyen, d’un Compte Citoyen.

8.3.2. Les Données personnelles obligatoirement requises pour la création d’un Compte Citoyen sont : la civilité, le nom, le prénom, l’adresse postale et l’adresse électronique. La Collectivité peut s’être réservé la possibilité d’imposer des champs obligatoires supplémentaires. Ces Données personnelles donnent lieu à la constitution d’une base de données de personnes physiques, ci-après dénommée « Base Citoyens », corrélant l’identification des Citoyens à l’historique de leurs Demandes.

8.3.3. En fédérant autour du Compte Citoyen l’accès aux téléservices de la Collectivité, les traitements des Données personnelles liés à l’utilisation de la Solution GRC ont pour uniques finalités : la simplification des Demandes ultérieures du Citoyen, la sécurisation des procédures administratives afférentes (par exemple, en gérant l’homonymie via des critères discriminants ou en assurant la fiabilité des adresses postales par saisie en autocomplétion) et le suivi de l’état d’avancement des Demandes.

8.3.4. En cas de changement de rattachement administratif d’une ancienne Collectivité à une nouvelle Collectivité, le Citoyen peut demander via son Compte Citoyen le transfert dudit compte et des Données afférentes de la Base Citoyens de l’ancienne Collectivité à la nouvelle Collectivité.

8.3.5. Sauf contraintes légales ou réglementaires, ou finalité de traitement par la Collectivité, les demandes du Citoyen sont conservées douze (12) mois à compter de la clôture de la demande.

8.4. Droit d’opposition

8.4.1. Conformément aux dispositions de l’article 38 de la Loi Informatique et Libertés, le Citoyen exerce son droit d’opposition en effectuant sa Demande sans s’authentifier sur un Compte Citoyen, un numéro de ticket lui étant alors communiqué afin qu’il puisse en suivre l’état d’avancement.

8.4.2. Toutefois, la Collectivité peut avoir imposé, pour certains services, un accès authentifié via un Compte Citoyen. Pour exercer son droit d’opposition, le Citoyen est prié de prendre contact avec la Collectivité.

8.5. Droit d’accès, de modification et de suppression

8.5.1. Conformément aux dispositions des articles 39 et suivants de la Loi Informatique et Libertés, le Citoyen peut, en s’authentifiant sur son Compte Citoyen, accéder aux Données personnelles le concernant, les rectifier, les compléter, les mettre à jour ou les effacer suivants qu’elles sont, selon le cas, inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées.

8.5.2. Le Citoyen peut demander à tout moment la suppression de son Compte Citoyen. Les Données personnelles sont alors effacées de la Base Citoyens.

8.6. Sécurité et confidentialité

8.6.1. Au regard de la nature des Données personnelles et des risques présentés par les traitements, Localeo prend toutes les précautions utiles et appropriées et met en œuvre toutes les mesures physiques et logiques pour préserver et assurer tant la confidentialité que la sécurité des Données personnelles. Localeo utilise des mesures techniques et organisationnelles adaptées pour protéger les Données personnelles contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, l’altération, la diffusion ou l’accès non autorisés, notamment lorsque le traitement comporte des transmissions de Données personnelles dans un réseau, ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite.

8.6.2. Localeo s’engage à ne faire aucun usage personnel, y compris commercial, des Données personnelles.

8.6.3. En dehors des cas prévus par la loi, Localeo ne divulgue pas à des tiers, quel qu’ils soient, les Données personnelles.

9. Propriété intellectuelle

9.1. Les présentes Conditions Générales d’Utilisation n’emportent aucune cession d’aucune sorte des droits de propriété intellectuelle sur les éléments appartenant à Localeo ou à la Collectivité au bénéfice du Citoyen.

9.2. Le Site de la Collectivité, les marques, les dessins, les modèles, les images, les textes, les photos, les logos, les chartes graphiques, les logiciels et programmes, les moteurs de recherche, les bases de données, les sons, les vidéos, les noms de domaines, design ou toute autre information ou support présenté par Localeo ou la Collectivité sans que cette liste soit exhaustive sont la propriété exclusive de Localeo ou de la Collectivité et sont protégés en vertu du droit d’auteur, du droit des marques déposées, du droit des brevets ou de tout autre droit de propriété intellectuelle qui leur est reconnu selon les lois et règlements en vigueur.

9.3. Toute reproduction et/ou représentation au sens des dispositions de l’article L. 122-6 du Code de la propriété intellectuelle, totale ou partielle d’un des éléments visés au point 9.2 sans l’autorisation expresse de Localeo ou de la Collectivité est interdite et constitue une contrefaçon sanctionnée par les articles L. 335-2 et suivants du Code de la propriété intellectuelle.

9.4. Le Citoyen s’interdit tout agissement et tout acte susceptible de porter atteinte directement ou indirectement aux droits de propriété intellectuelle de Localeo ou de la Collectivité.

9.5. Le Citoyen s’engage à ne pas télécharger, reproduire, transmettre, vendre, distribuer ou exploiter le contenu de la Solution GRC.

9.6. Le Citoyen a simplement un droit d’utilisation, au sens des dispositions de l’article L. 122-6 du Code de la propriété intellectuelle, sur la solution GRC.

10. Force majeure

10.1. Dans tous les cas de force majeure, au sens du premier alinéa de l’article 1218 du Code civil, Localeo est dégagée de toute responsabilité, que ce soit sur le plan contractuel ou délictuel, au titre de toutes garanties ou sur tout autre fondement, pour tout préjudice causé directement ou indirectement par la force majeure et n'est, en conséquence, redevable d'aucuns dommages et intérêts ni d'aucune indemnité au titre des engagements pris par Localeo envers le Citoyen relativement à l’utilisation de la Solution GRC.

10.2 Localeo s’engage rétablir une utilisation conforme aux niveaux de services de la Solution GRC dès que les conséquences de la force majeure auront pris fin, dans un délai qui sera fonction des disponibilités du moment.

11. Différends et loi applicable

11.1. Les présentes Conditions Générales d’Utilisation sont soumises aux dispositions de la loi française.

11.2. Conformément aux dispositions de l’article 1366 du Code civil, toute notification ou communication entre Localeo et le Citoyen peut être réalisée par tout moyen électronique. Ainsi, le Citoyen est parfaitement informé que Localeo peut communiquer des informations par tout moyen électronique et dématérialisé pouvant directement et indirectement être rattaché au Compte Citoyen. Le Citoyen reconnaît que ces échanges et communications auront pleine valeur probante en cas de litige entre Localeo et le Citoyen, sous réserve qu’ils soient établis et conservés dans des conditions de nature à garantir leur intégrité.

11.3. En cas de litige découlant de l’interprétation ou de l’exécution des présentes Conditions Générales d’Utilisation, le Citoyen et Localeo conviennent de se soumettre, préalablement à toute action judiciaire, à une procédure de conciliation amiable. Pour ce faire, Localeo et le Citoyen devront se réunir dans les quinze (15) jours calendaires suivants la réception de la lettre recommandée avec accusé de réception faisant état des désaccords.

11.4. À défaut de solution amiable, tout litige relatif à l’interprétation ou l’exécution des présentes Conditions Générales d’Utilisation sera de la compétence exclusive du Tribunal administratif de Montreuil. Cette attribution de compétence s’applique même pour les procédures de référés, de requête, de demande incidente ou en cas de pluralité de défendeurs.